Foglio presenze dei dipendenti: cos’è e come funziona

Nella vita aziendale è necessario catalogare le assenze e le presenze dei lavoratori dipendenti e dei collaboratori, sul luogo di lavoro. Il monitoraggio della presenza in sede è influente e deve essere costante, e con la pandemia è cambiato notevolmente: questo consente una precisione elevata, una sicurezza sotto molti punti di vista, ma richiede anche tempo e organizzazione e, per questo, è buona cosa eseguire l’operazione in maniera automatizzata.

Quasi nessuna azienda ormai usufruisce di un sistema manuale per la gestione delle presenze, poiché sono sempre più adottati i fogli automatizzati delle presenze dei dipendenti: questi aiutano a calcolare i dati in meno tempo e con autonomia.

Appurato che un foglio di presenze dei lavoratori si ripercuote anche su aspetti di gestione della contabilità, il sistema deve essere affidabile, inviolabile, senza errori; ecco perché, se stai cercando di capire come fare, sarà per te molto creare un foglio presenze mensile in excel seguendo questa guida, nella quale sarà spiegato tutto il necessario per comprendere cos’è e come funziona un foglio presenze dei dipendenti.

Come si configura un foglio presenze dei dipendenti

Da quali elementi è composto, quindi, un foglio excel per le presenze dei dipendenti? Premesso che ovviamente ogni datore di lavoro può decidere autonomamente come gettare le basi, esistono principi basilari che devono essere seguiti, e che ora analizzeremo. Il logo o il nome dell’azienda. Il nome ed il cognome del dipendente in questione. L’anno solare di riferimento. Il giorno della settimana e il mese di riferimento. Infine, è sempre utile un campo note al fine di inserire permessi, malattie, smartworking, ferie, recuperi e così via.

È necessario dedicare qualcuno che si occupi della conduzione del foglio, che può essere rimessa a colui che gestisce già il personale. Eppure, nelle aziende piccole o medio-piccole, capita che siano esplicitamente i lavoratori ad occuparsi di compilare il foglio secondo le norme decise dal datore.

La compilazione automatica del foglio di presenze

Può essere un’alternativa dotare i propri dipendenti di badge magnetico che, a differenza dei sistemi biometrici, non prevede problemi di privacy. Lo scopo del tesserino è quello di registrare in maniera automatica l’ora di ingresso o di uscita del dipendente e permettere, quindi, una compilazione rapida, sicura ed automatica del foglio delle presenze dei dipendenti su excel. Agendo in questo modo, tutti i dati restano sicuri e vengono inviati senza problemi né interruzioni al foglio di calcolo che è presente sul computer; questa pratica è importante, perché riduce di molto il tempo impiegato per il calcolo della presenza, nonché gli inevitabili sbagli che gli esseri umani possono commettere semplicemente digitando sulla tastiera.

È anche vero che gestire correttamente un modello di foglio presenze è abbastanza facile e questo, quindi, significa che uno sforzo da parte di tutti i dipendenti è possibile; facile non vuol dire però banale, perché il foglio allo stesso tempo consente di godere d’una panoramica limpida e rapida da riepilogare, riguardo la situazione aziendale. Questo è utilissimo specialmente qualora il numero di dipendenti sia significativo, ma trova spazio anche nelle piccole aziende che richiedono una certa organizzazione. Una volta correttamente conclusa la compilazione del foglio dei dipendenti come è stato strutturato, è utile e raccomandato sempre di salvarla come copia immodificabile, al fine di scongiurare modificazioni, volontarie e non, dei dati; dunque, la si archivia.

È essenziale che ogni assenza venga sempre e comunque giustificata in maniera adeguata: il permesso per motivi personali non deve ad esempio retribuito, mentre un’assenza da malattia sì. Quindi si capisce che il foglio presenze dei lavoratori deve per forza tenere traccia anche, in maniera chiara ed inequivocabile, qualsiasi ipotesi per la quale un dipendente si assenta dal luogo di lavoro.