Fatturazione elettronica: cos’è, gli obblighi, come conservarla
Digitalizzazione delle fatture, come essere a norma
Fatturazione elettronica, cos’è?
Ormai, che la fatturazione elettronica è obbligatoria anche per aziende e liberi professionisti lo sanno anche i muri, ma che cosa sia veramente, come funziona e come va trattata in molti hanno ancora idee dubbiose.
Vediamo quindi cos’è la fattura elettronica e come va gestita.
La fatturazione elettronica è un sistema di emettere le fatture completamente digitalizzato che comprende emissione, invio e conservazione della fattura, il tutto senza mai stampare un singolo foglio di carta.
Una volta le fatture bisognava scriverle a mano o a macchina da scrivere , poi con l’avvento del pc si è passati a stamparle, ma bisognava comunque spedirle, con costi di spedizione, perdite di tempo, costi di stampa, ora invece con la fatturazione elettronica tutto il flusso viene gestito digitalmente.
Questo sistema digitale fa si che tutti i dati necessari ed obbligatori siano contenuti in un file in formato XML gestito attraverso il sistema di interscambio dell’agenzia delle entrate, chiamato anche SDI.
La fattura elettronica viene compilata all’interno di un software apposito e ad essa viene applicata la firma elettronica, questo per garantirne il contenuto.
In seguito la fattura viene inviata al destinatario attraverso il sistema di interscambio che fatti i dovuti controlli la gira al cassetto fiscale del destinatario e/o all’indirizzo PEC del destinatario.
Eh già, per emettere e/o ricevere fatture elettroniche è necessario avere una casella di posta pec.
La fattura elettronica quindi si compila usando un software per fattura elettronica studiato appositamente, il quale dopo che tutti i campi sono stati correttamente compilati, crea un file in formato XML Fattura Pa.
Questo nome, Fattura Pa, nasce dal fatto che la fatturazione elettronica è già in atto da più tempo nella pubblica amministrazione, ed infatti la gestione da parte dello SDI per le fatture destinate a pubblica amministrazione, privati cittadini o imprese e liberi professionisti, è diversa nell’atto di trasmissione della fattura:
- Privati cittadini: la fattura viene depositata nel cassetto fiscale
- b2b: Tramite codice SDI, cassetto fiscale e via pec
- Pubblica amministrazione: Viene identificata tramite un codice univoco
Fatturazione elettronica, chi deve farla?
Le normative sulla fatturazione elettronica sono chiare, e dicono che dal 1° gennaio 2019 l’obbligo di emettere fattura elettronica vale, oltre che per le PA, anche per tutti quelli che esercitano vendita di beni o servizi.
Nonostante questo ci sono due categorie che la norma prevede che ancora non si avvalgano della fatturazione elettronica:
- Partite Iva a regime forfettario
- Partire Iva a regime dei minimi
Attenzione però, la norma prevede che questi soggetti siano esclusi dall’emissione di fatture elettroniche, ma devono comunque essere pronti a riceverle, quindi dovranno accedere al loro cassetto fiscale e/o essere muniti di mail Pec.
Fattura elettronica e firma digitale
LA fattura elettronica, anche se prodotta tramite un software apposito e inviata tramite SDI non significa che sia legalmente valida.
La firma digitale serve infatti a garantire integrità, autenticità e leggibilità di un documento, ed è obbligatoria in tutte le fatture elettroniche emesse per la pubblica amministrazione mentre è facoltativa per privati cittadini o b2b.
La firma digitale quindi non è obbligatoria se non vi è di mezzo la PA, ma questo non toglie che in alcuni casi sia conveniente usarla proprio per le sue peculiarità.
Il modo più semplice di apporre la firma digitale è quello di affidarsi completamente ad un buon software gestionale di fatture elettroniche come quello di Ardesia, società informatica di Vicenza, il quale emetterà la fattura completa di firma e la invierà direttamente al SDI tracciando tutto il suo percorso digitale fino al deposito della fattura presso il destinatario finale.
Inoltre la conservazione a norma per 10 anni della fattura avverrà automaticamente.
Fattura elettronica e conservazione a norma
Come si conserva una fattura elettronica? la devo stampare?
No, la fattura elettronica non si conserva in formato cartaceo, altrimenti tanto valeva creare tutto questo flusso digitale, ma tramite la conservazione sostitutiva.
La conservazione sostitutiva è una procedura che garantisce il valore legale del documento, in questo caso la fattura, e la conservazione a norma va fatta per 10 anni.
Il vantaggio della conservazione sostitutiva digitale è evidente:
- Nessun costo di gestione archivio fisico
- Consultazione di un documento immediata e semplice
- Nessun costo di stampe e consumo di toner
Ora che abbiamo fatto chiarezza puoi rivedere tutto il tuo flusso documentale per l’emissione e ricezione di fatture elettroniche ed eventualmente correre ai ripari.
